Kengetallen sheet per school

Kengetallen sheet per school

Binnen het onderwijs zijn heel veel kengetallen aanwezig meestal onderverdeeld in:

-       Onderwijs (leeropbrengsten, instroom, doorstroom, uitstroom, leerlingen, groepen etc)

-       Personeel ( ziekteverzuim, fte’s, leeftijdsopbouw, man/vrouw etc)

-       Bedrijfsvoering (financiële kengetallen, facilitair en huisvesting).

Het risico bij heel veel kengetallen is dat je op een gegeven moment ‘door de bomen het bos niet meer ziet’. Dus wat is nu relevant en wat is wel relevant maar niet relevant genoeg? Vooral de softe kengetallen sneeuwen in deze data nog wel eens onder, terwijl dit onderhuids heel belangrijk is om te zien hoe de thermometer van een school erbij hangt. Bij softe kengetallen denk ik dan bijvoorbeeld aan kengetallen die de creativiteit meten, cultuur van een school meten en de sfeer op een school meten. Wij zijn bezig met het opzetten van een kengetallensheet per school en proberen door middel van een beperkte set van kengetallen een ‘foto’ van een school te maken. Door deze ‘foto’ regelmatig te maken hopen wij op het creëren van een discussie binnen de school/ het bestuur/ de stichting. Zijn er andere schoolbesturen die hier ervaring mee hebben en zijn er specifieke voor- en nadelen aan te geven? jvanschagen@viafinance.nl

In- versus uitbesteden in het onderwijs

Inbesteden versus uitbesteden binnen de onderwijssector

 

Net als in elke bedrijfstak heeft het onderwijs ook regelmatig te maken met de vraag of je een activiteit zelf doet of dat je het uitbesteedt. Activiteiten zoals de salarisadministratie, personeelsadministratie of de financiële administratie kan je zowel via je eigen stafbureau doen of je kunt het uitbesteden. Maar ook conciërges worden vaak uitbesteed door middel van het gebruik maken van bedrijven die het klachtenonderhoud voor de scholen verzorgen.  Je merkt dat deze afwegingen altijd gemaakt wordenover activiteiten die niet direct de core business van een onderwijsstichting betreffen. Er is nog nooit een onderwijsstichting die heeft gezegd, laten we ons onderwijs uitbesteden………Vaak zitten er de onderliggende vragen onder voor de keuze wat betreft in- versus uitbesteden:

1.     Core-business: Behoort deze activiteit tot onze core-business? Of is deze activiteit voldoende ondersteunend aan onze core-business om het zelf te doen of vinden we van niet en willen we het juist uitbesteden?

2.     Continuïteit: Als wij deze activiteit zelf doen, kunnen we dan bij ziekte/verlof/verloop deze activiteit continueren of zijn we te afhankelijk van enkele personen? Is de continuïteit gewaarborgd?

3.     Professioneel: Zijn wij bij uitbesteden zeker dat de partij die de activiteit voor ons verzorgt, professioneel genoeg is om dit te doen?

4.     Ontwikkeling: Zijn wij bij inbesteden voldoende professioneel om te zorgen dat het bijbehorende personeel zich in de loop der jaren voldoende ontwikkeld?

5.     Contractueel: Zijn wij in staat om de aangegane verplichtingen te managen?

6.     Kostenbesparing. Is het inbesteden danwel uitbesteden goedkoper danwel duurder?

7.     Locatie: vinden wij het belangrijk om de activiteit dichtbij te hebben zodat er een ‘gezicht’ bij de activiteit is?

Zo zijn er nog meer vragen te bedenken. De kernthema’s core-business, continuïteit, professionaliteit, locatie en kosten worden vaak gebruikt. Mee eens?

Reageer naar: jvanschagen@viafinance.nl

Nog tips nodig voor beslissingen in- versus uitbesteden. Neem gerust contact op.

 

Onderwijs: van visie -> beleid -> naar middelen

Onderwijs: van Visie naar beleid naar middelen

De functie van schooldirecteur is heel breed. Containers buiten zetten, ouders te woord staan, leerlingproblemen oplossen, budgetten bespreken, coördineren van ouderavonden. Oh ja, en ook nog de verantwoordelijkheid voor het primaire proces en een visie waar je met je school heen wilt. Dit is een breed scala aan activiteiten. Vooral de visie waar je met jouw school heen wilt, kan dan verzanden in de alledaagse gang van zaken. Maar juist deze visie, is van belang voor de toekomst en continuïteit van je school. Uiteindelijk heb je een continue aanwas van leerlingen nodig, en deze komen ‘makkelijker’ binnen als je als school een duidelijk visie hebt. Aan alleen een visie heb je niet genoeg. Het zal ook moeten vertaald worden hoe je die visie waarmaakt. Het beleid wordt dit binnen het onderwijs genoemd. En aangezien niets gratis is, zorg vervolgens ook voor de vertaling naar middelen. Deze drie-eenheid (visie -> beleid -> middelen) zal de schooldirecteur moeten aansturen. Ik heb tijdens trainingen gemerkt dat vooral de vertaling van het beleid naar de middelen een moeilijke opgave is voor veel schooldirecteuren. Mee eens?

Reageer naar: jvanschagen@viafinance.nl

Nog tips nodig om ruimte te creëren in je middelen? Neem gerust contact op.

Onderzoek naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen een primair onderwijsstichting

Onderzoek naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering bij een primair onderwijsstichting

 

Samen hebben wij recentelijk onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering van een primair onderwijsstichting. We hebben de bedrijfsprocessen doorgelicht op het niveau van het stafbureau. Onze focus is geweest op met name de personele processen en de financiën, de P&C cyclus en de communicatieprocessen intern en met de scholen. Naar aanleiding van deze analyse hebben wij adviezen opgesteld die uiteindelijk aan de RvT, het CvB, het stafbureau en de schooldirecties zijn gepresenteerd. De vervolgstap is het omzetten van de adviezen in een actieplan. Een van interessante zaken binnen een dergelijk onderzoek is dat elk stafbureau anders georganiseerd is, een andere cultuur heeft en een andere externe omgeving. Dit biedt voor een stichting kansen maar ook risico’s. Het is voor elke onderwijsstichting van belang kritisch te blijven kijken naar de eigen organisatie en de afstemming met de omgeving met scholen. gemeente(n), stakeholders, andere besturen, samenwerkingsverbanden enz. Onze expertise is opgebouwd in vele jaren ervaring in de ondersteuning en organisatie in het primair en voortgezet onderwijs. Bedrijfsvoering en overhead zijn daarbij speerpunten. Samen met ons heeft deze betreffende stichting het aangedurfd om naar het eigen functioneren te kijken, wij hebben daar aan bij mogen dragen en zijn daar trots op.

Jan Aalberts & Jeroen van Schagen

www.aalbertsadvies.nl & www.viafinance.nl

Werkzaam binnen een handelsbedrijf? Ken uw kpi's!

                                                                                    
Bedrijf in de handel?
Van oudsher is Nederland een echte handelsnatie met vele handelsbedrijven. En handel kan overal in zitten. Nederland heeft technische groothandels (zoals bijv. Eriks), grondstoffenhandelaren, bloemenhandelaren en vele andere soorten handelsbedrijven.

Financieel gezien hebben deze handelsbedrijven verschillende zaken gemeen:

1.       Focus op de marge

2.       Werkkapitaalmanagement

3.       Internationale focus

4.       Variabiliteit in de in- en verkoopprijzen

Als financieel directeur of controller binnen een organisatie wil ik ervoor pleiten dat je van de hoed en de rand weet met betrekking tot deze vier kenmerken. Dit is waar het naar mijn idee financieel gezien om draait.

$ 1 Focus op de marge

Bij alle handelsbedrijven zal er een focus op de marge (moeten) zijn. Dagelijks, wekelijks, maandelijks is het van belang om betrouwbare margerapportages te maken, te bespreken en te analyseren. Vervolgens zal hierop geacteerd moeten worden. Bij bedrijven zie je nogal eens dat er wel margerapportages aanwezig zijn, maar dat deze niet consequent binnen het commerciële team worden geanalyseerd en vervolgens ook op geacteerd.

De betrouwbaarheid is ook niet altijd gemakkelijk te garanderen, want wat te doen met over- of onderdekking? Vaak wordt gewerkt met standaardkostprijzen voor het bepalen van de marge (bijv. voor het kredietrisico, transport, verwerking, financieringslasten), en dit heeft tot gevolg dat er over- en / of onderdekking wordt veroorzaakt. Het is zaak deze per periode te alloceren naar de klant, zodat de betrouwbaarheid van de rapportages wordt gegarandeerd.

$ 2 Werkkapitaalmanagement

Door de vaak hoge inkopen en omzetten die een handelsbedrijf genereert, is een uitgekiend werkkapitaalmanagement van primair belang. De belangrijkste factoren hierbij zijn:

1.       Debiteuren. Zorg voor goede algemene voorwaarden, duidelijke betalingsafspraken vooraf en zorg voor een goed proces om de vorderingen te incasseren. Wees duidelijk naar klanten, het opvoeden van klanten tot een goede betalingsmoraal hoort er bij.

2.       Voorraden. Voorraden ontstaan door te hoge inkopen en / of te lage afzetten. Er wordt regelmatig vergeten om hier de focus op te leggen. Maar met te hoge of te lage voorraden kan je als bedrijf veel geld verliezen. Zorg voor een deugdelijk en adequaat proces en stuur hier ook op.

3.       Crediteuren. Onderhandel vooraf met je leveranciers over betalingsvoorwaarden en houdt je aan de gemaakte afspraak. Vooral met kritische leveranciers loont het zich om een langdurige relatie op te bouwen.

$ 3 Internationale focus

De meeste handelsbedrijven zijn internationaal georiënteerd. Dit brengt kansen mee door een groter afzetbereik maar dit brengt ook risico’s mee inzake krediet- en valutarisico’s. Tevens moet er met cultuurverschillen rekening worden gehouden. Voor kredietrisico’s zou je je als bedrijf voor verzekeren,  door partijen als Coface of Atradius. Wat je wel vaak ziet, is dat indien het bedrijf de internationale kredietrisico’s slecht heeft ingeschat dit door middel van een hogere premie wordt verdisconteerd. Als bedrijf moet jezelf deugdelijk onderzoek doen naar jouw internationale afzetnemers. Voor valutarisico geldt hetzelfde verhaal. Dit risico is te verzekeren alleen zit hier een prijskaartje aan. Het is de vraag of dit wenselijk en nodig is. Dit verschilt per situatie. Oftewel internationale afzetmarkten bieden heel veel kansen, maar zorg dat je de cultuur kent en dat je krediet- en valutarisico’s inzichtelijk hebt die jij als organisatie loopt.

$ 4 Variabiliteit van de in- en verkoopprijzen
De variabiliteit van de in- en verkoopprijzen is sterk afhankelijk per sector. De ene sector werkt met langlopende inkoopcontracten en de andere sector werkt met dagelijkse inkoopprijzen. Ook het proces van de verkoopprijzen kan sterk verschillen. Als je bijv. maar kort van te voren de inkoopprijzen weet en je weet wel al lang van te voren de verkoopprijzen, dan loop je het risico dat de fluctuaties van deze prijzen voor eigen risico zijn. Dit kan een heel groot effect hebben op de marges. Als financiële man/vrouw binnen de organisatie is het van belang om je dat te realiseren en ook op te acteren.

Bovenstaand heb ik de vier belangrijkste factoren besproken die er zijn binnen handelsbedrijven. Ik hoop dat u zich hierin kunt vinden. Reageren? Commentaar kan naar jvanschagen@viafinance.nl

Viafinance - Jeroen van Schagen: Voetbal en winst maken, past dat bij elkaar?

Viafinance - Jeroen van Schagen: Voetbal en winst maken, past dat bij elkaar?

$1. Kan je van een voetbaleerstedivisieclub een levensvatbare onderneming maken?

Als voetballiefhebber volg ik de eerste divisie altijd met veel verwondering. En elke keer weer vraag ik mij af wat en hoe eerste divisieclubs langdurig levensvatbaar kunnen zijn. Dus levensvatbaar betekent naar mijn idee zonder kunstingrepen van de gemeente, verkoop van grond en / stadions, maar ook gewoonweg moeilijke financiële jaren goed door kunnen komen.

$2. Waarneming over de eerste divisie

Mijn waarneming is voor een groot deel gebaseerd op onze lokale eerstedivisieclub in de buurt, maar ik durf te beweren dat dit voor een groot gedeelte van de andere eerstedivisieclubs ook zo zal zijn.

Positieve waarnemingen over de eerste divisie

1. Mooie sfeervolle stadionnetjes

2. Aardige mensen bij de kassa

3. Goede communicatie in de dorpskranten

4. Ideale locatie voor andere bijeenkomsten dan alleen voetbalbijeenkomsten

5. Pogingen gedaan om te integreren in de wijk

Punten ter verbetering

1. Ken de klant & analyseer de klant. Wat weet een eerstedivisieclub van zijn seizoenskaarthouders? Zijn dit voornamelijk de NAW-gegevens of gaat dit dieper? Wordt er bij incidentele kaartkopers actief nagejaagd om degene vaker te laten komen?

2. Website en sociale media. De communicatie gaat tegenwoordig steeds meer via de website en sociale media. Heeft de club alleen een website omdat dit zo behoort of doen we er actief wat mee? Hetzelfde geldt voor facebook en twitter. En vooral facebook en twitter zijn uitermate geschikt voor voetbalclubs, omdat voetbal toch een ‘vrije tijd’ onderwerp is.

3. Wijkintegratie. Om geheel in de wijk geïntegreerd te zijn, red je het natuurlijk niet met een Cruyfcourt. Naar mijn idee moet je het veel sterker doorvoeren door bijvoorbeeld (niet uitputtend, er zijn hier nog veel meer ideeën voor):

a. 80% van de selectie uit de regionale amateurvoetbalverenigingen te halen.

b. Meedoen aan veel meer projecten, zoals dorpsfeesten, sinterklaasvieringen, havenfestivals etcetera.

c. De eerstedivisieclub is er voor en door de stad/wijk/buurt. Dit moet in alle geledingen van de voetbalorganisatie tot uiting komen

d. Voetballers krijgen een contract waarbij zij niet alleen meer voetballers zijn maar ook zicht inzitten in de stad/wijk

4. Jeugdvoetbal. Er zijn vele eerstedivisieclubs die geen jeugdvoetbal meer hebben. Om te zorgen dat je als club diep in de wijk verankerd bent, is dit het begin.

$3. Levensvatbare eerstedivisieclubs in 2015

Hoe zie ik de eerste divisieclubs in 2015? Zij hoeven niet proberen op te boksen tegen een Ajax, Feyenoord of PSV, dat gaat niet lukken. Dus dit betekent dat je anders moet zijn.

Ik zie een langdurig levensvatbare eerstedivisieclub als een voetbalclub met:

1. Een voetbalteam met regionale jongens. Dit kan door het opzetten van een jeugdopleiding of het samenwerken met de regionale voetbalclubs. En dit in het beleid verankeren! (bijv 80% regionale spelers)

2. Integratie met de buurt (stad danwel dorp) door het verzorgen en meedoen van sociale activiteiten van dorpsfeesten tot sinterklaasvieringen

3. Duidelijke actief klantenbestand waarbij van elke klant duidelijk is tot welk segment hij behoort

4. Vol inzetten op de regionale marketing door een goed verzorgde interactieve website geïntegreerd met de verschillende social media.

5. In alle facetten moet duidelijk zijn dat de eerstedivisieclub er van en voor de nabije stad is.

Ik denk dat een eerstedivisieclub er alleen op deze manier voor kan zorgen dat de continuïteit op lange termijn gewaarborgd blijft.

Reageren? Commentaar kan naar jvanschagen@viafinance.nl

Voetbal en winst maken, past dat bij elkaar?

$1. Kan je van een voetbaleerstedivisieclub een levensvatbare onderneming maken?

Als voetballiefhebber volg ik de eerste divisie altijd met veel verwondering. En elke keer weer vraag ik mij af wat en hoe eerste divisieclubs langdurig levensvatbaar kunnen zijn. Dus levensvatbaar betekent naar mijn idee zonder kunstingrepen van de gemeente, verkoop van grond en / stadions, maar ook gewoonweg moeilijke financiële jaren goed door kunnen komen.

$2. Waarneming over de eerste divisie

Mijn waarneming is voor een groot deel gebaseerd op onze lokale eerstedivisieclub in de buurt, maar ik durf te beweren dat dit voor een groot gedeelte van de andere eerstedivisieclubs ook zo zal zijn.

Positieve waarnemingen over de eerste divisie

1.       Mooie sfeervolle stadionnetjes

2.       Aardige mensen bij de kassa

3.       Goede communicatie in de dorpskranten

4.       Ideale locatie voor andere bijeenkomsten dan alleen voetbalbijeenkomsten

5.       Pogingen gedaan om te integreren in de wijk

Punten ter verbetering

1.       Ken de klant & analyseer de klant. Wat weet een eerstedivisieclub van zijn seizoenskaarthouders? Zijn dit voornamelijk de NAW-gegevens of gaat dit dieper? Wordt er bij incidentele kaartkopers actief nagejaagd om degene vaker te laten komen?

2.       Website en sociale media. De communicatie gaat tegenwoordig steeds meer via de website en sociale media. Heeft de club alleen een website omdat dit zo behoort of doen we er actief wat mee? Hetzelfde geldt voor facebook en twitter. En vooral facebook en twitter zijn uitermate geschikt voor voetbalclubs, omdat voetbal toch een ‘vrije tijd’ onderwerp is.

3.       Wijkintegratie. Om geheel in de wijk geïntegreerd te zijn, red je het natuurlijk niet met een Cruyfcourt. Naar mijn idee moet je het veel sterker doorvoeren door bijvoorbeeld (niet uitputtend, er zijn hier nog veel meer ideeën voor):

a.        80% van de selectie uit de regionale amateurvoetbalverenigingen te halen.

b.      Meedoen aan veel meer projecten, zoals dorpsfeesten, sinterklaasvieringen, havenfestivals etcetera.

c.       De eerstedivisieclub is er voor en door de stad/wijk/buurt. Dit moet in alle geledingen van de voetbalorganisatie tot uiting komen

d.      Voetballers krijgen een contract waarbij zij niet alleen meer voetballers zijn maar ook zicht inzitten in de stad/wijk

4.       Jeugdvoetbal. Er zijn vele eerstedivisieclubs die geen jeugdvoetbal meer hebben. Om te zorgen dat je als club diep in de wijk verankerd bent, is dit het begin.

$3. Levensvatbare eerstedivisieclubs in 2015

Hoe zie ik de eerste divisieclubs in 2015? Zij hoeven niet proberen op te boksen tegen een Ajax, Feyenoord of PSV, dat gaat niet lukken. Dus dit betekent dat je anders moet zijn.

Ik zie een langdurig levensvatbare eerstedivisieclub als een voetbalclub met:

1.       Een voetbalteam met regionale jongens. Dit kan door het opzetten van een jeugdopleiding of het samenwerken met de regionale voetbalclubs. En dit in het beleid verankeren! (bijv 80% regionale spelers)

2.       Integratie met de buurt (stad danwel dorp) door het verzorgen en meedoen van sociale activiteiten van dorpsfeesten tot sinterklaasvieringen

3.       Duidelijke actief klantenbestand waarbij van elke klant duidelijk is tot welk segment hij behoort

4.       Vol inzetten op de regionale marketing door een goed verzorgde interactieve website geïntegreerd met de verschillende social media.

5.       In alle facetten moet duidelijk zijn dat de eerstedivisieclub er van en voor de nabije stad is.

Ik denk dat een eerstedivisieclub er alleen op deze manier voor kan zorgen dat de continuïteit op lange termijn gewaarborgd blijft.

Reageren? Commentaar kan naar jvanschagen@viafinance.nl