50 tips om als organisatie 'in control' te zijn

De afgelopen tijd heb ik via http://twitter.com/JvSViafinance en via mijn website http://www.viafinance.nl/ tips gegeven om als organisatie 'in control' te zijn. Onderstaand de opsomming. In mijn komende blogs zal ik elke individuele tip verder uitleggen.

1. Ken de financieele balans, dit geldt zowel voor directie als voor de controller
2. Analyseer de klant! Zowel omzet als marge per klant. Reken directe kosten toe naar de klant.
3. Bespreek de cijfers maandelijks met het  MT. Zowel W&V, balans als niet-financieele cijfers, die van belang zijn voor de business. Vergeet vooral de balans niet.
4. Cash is king, en zorg dus ook voor een up-to-date en adequate cashflowprognose
5. Wat is nu echt belangrijk in jouw organisatie? Volg en analyseer dit periodelijks via kengetallen.
6. Wees kritisch op (gepresenteerde) cijfers en vraag door. Zorg dat je het begrijpt en stel vragen indien onduidelijk
7. It all starts met een juiste, betrouwbare en volledige administratie.
8. Zorg voor scherp werkkapitaalmanagement. Jaag op openstaande debiteuren en overige vorderingen
9. Als je financiering nodig hebt bij de bank zorg voor: 1. jaarrekening 2. budget+forecast 3. Cashflowprognose 4.commercieel plan
10. Analyseer en bespreek maandelijks de financiele klantgegevens (omzet, marge en winst per klant)
11. Segmenteer de klanten en analyseer winstgevendheid per segment. Opvallende uitkomst? Strategiewijziging nodig....?
12. Schrijf het operationale proces uit wat leidt tot Winst&Verlies rekening. Controller: doe dit incl boekingsgang!
13. Organisaties die werken met contracten of abo's: focus op een hoog verlengingspercentage = hoge klantenbinding
14. Zorg als organisatie voor een uitstekende financieel directeur. Te klein om dat te betalen? Neem een parttime Financieel Directeur.
15. Probeer je producten of diensten als abonnementen te verkopen. Voordelen: stabiele cashflow en hoge klantenbinding
16. Analyseer je winstgevende klanten en pas de resultaten van deze analyse toe op de overige klanten
17. Maak een wekelijkse kengetallen rapportage en 'maak' dit levend binnen de organisatie
18. Voor handelsbedrijven: focus je op de marge en op het werkkapitaal
19. Veel projecten in organisatie? Waardeer interne uren op markttarief en analyseer deze (uren)projecten frequent
20. Zit je in een branche waar je te maken hebt met hoge pieken en dalen? Zorg voor een flexibel personeelsbestand
21. Wees zorgvuldig met kortingen. Houd kortingen tijdelijk en stel een maximum van enige procenten
22. Reken alle directe kosten toe naar het verkochte product
23. Houd de productmix die je aanbiedt eenvoudig. Te veel complexiteit leidt snel tot minder focus en lagere winst.
24. Bedenk wat social media voor jouw organisatie kan doen. Vooral bij contracten|abo's kan dit de binding verhogen
25. Stuur op de kengetallen die belangrijk zijn binnen jouw branche, typologie
26. Ken en verdiep je in de operationele processen, het draait in de operatie om efficiency, dus standaardiseren!
27. Ken de balans. Zorg voor balansmanagement. Krap bij kas? De cash komt uit de balans!
28. Werk investeringsbeslissingen uit in business cases met een swot-analyse
29. Herondelhandel regelmatig met je vaste leveranciers
30. Leg de factuurcontrole niet alleen bij de administratie neer, maar ook bij de Winst & Verlies verantwoordelijke
31. Wanneer sluit u de maand af? Balanceren tussen accuratesse vs snelheid? Advies: max 2 weken na maandeind
32. Kijk bij selectie van accountant ook naar een van de minder grote kantoren. Zelfde kwaliteit, lagere prijs
33. Controller kom achter je computer vandaan en ga naar werkvloer. Daar vindt de business plaats die je moet kennen.
34. Zorg dat business unit directeur voor zijn gehele P&L verantwoordelijk is, richt zonodig de organisatie erop in.
35. Als bedrijf grote groepen klanten? Behandel ze uniform, uitzonderingen maakt het complex om in control te zijn
36. De controller is meer een kostenbespaarder dan een opbrengstenverhoger. Mee eens?
37. Toets de afgesloten commerciele contracten periodelijks met de actualiteit, loop eens enige contracten door.
38. Vergader gestructureerd; zorg voor agenda, werk met actiepunten, volg deze punten op en houdt het binnen de tijd
39. Moeite met een goede liquiditeitsprognose? Maak een gebudgetteerde balans & neem dit als basis voor de liquiditeitsprognose
40. Financieel softwarepakket nodig? Analyseer voorwaarden binnen organisatie en probeer 3 jaar vooruit te kijken
41. Huur een goede financiele man / controller in om uw bedrijf in control te brengen. Voor meer info http://www.viafinance.nl/
42. Werkend in productie-omgeving? Zorg voor standaardisatie! Elke uitzondering heeft aanvullende verborgen kosten
43. Zorg als organisatie voor meerdere ‘potjes’ op het vuur (nieuwe product/dienst initiatieven)
44. Een goede interne it-architectuur ondersteunt de organisatie in control te zijn
45. Investeer in goed opgeleid en divers personeel
46. Bij interne controlemaatregelen houdt het credo in acht: vetrouwen is goed, controle is beter
47. Denk eens na hoe om te gaan met extreme externe / interne omstandigheden – maak gebruik van what-if scenario’s
48. Zorg dat je een organisatie creeert die zijn gezond verstand gebruikt, optimistisch is in combinatie met een kritische analyse
49. Durf gebruik te maken van extern advies van stakeholders (kennissen, concullega’s, externen)
50. Ben je met het uitvoeren van al deze tips ‘echt’ in control? Of missen er nog? Of bestaat in control zijn niet?

Viafinance - Jeroen van Schagen: Branchespeficieke ´control´ getallen

Viafinance - Jeroen van Schagen: Branchespeficieke ´control´ getallen: "Elke branche heeft zijn ´eigenaardigheden´, dit maakt ook dat het voor de controller van belang is om deze specifieke kenmerken te weten en ..."

Branchespeficieke ´control´ getallen

Elke branche heeft zijn ´eigenaardigheden´, dit maakt ook dat het voor de controller van belang is om deze specifieke kenmerken te weten en hiervan bewust te zijn en ook bewustwording te creëren binnen het bedrijf voor deze getallen. Aan welke kenmerken kun je dan denken? Bijvoorbeeld handelsbedrijven kenmerken zich door een hoog beslag op het werkkapitaal en focus op de marges. Binnen de handelsbedrijven zijn er dan nog verschillen in variabiliteit van in- en verkoopprijzen. Bij dienstverlenende bedrijven gaat het veelal meer om uren en/of projecten. Waarbij grote verschillen zijn binnen de dienstverlening. Bij productiebedrijven gaat het veelal om efficiëntie en effectiviteit van de productie. Tevens kan het kapitaalbeslag hier ook een wezenlijk onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Mijn boodschap is dat je als controller / financieel directeur ervoor moet zorgen dat je zowel deze branchespecifieke getallen kent, als weet hierop te acteren. Tevens is het van belang om erachter te komen hoe deze getallen zich ontwikkelen bij de concurrentie. Reageer naar: jvanschagen@viafinance.nl